Чеклист корпоративних документів: що потрібно і хто видає

Українській компанії, якою керують із Канади, зазвичай потрібні п'ять основних документів в актуальному стані: свіжий витяг з Єдиного державного реєстру, статут, рішення директора та учасників, довіреність для місцевого представника та банківські документи про підписантів. Усе, що перетинає кордон у будь-якому напрямку, потребує апостиля та посвідченого перекладу. Зберігайте цифрові копії всього, тому що банки обох боків застосовують власні вікна свіжості.

Як виглядає основний набір документів

Кожне українське ТОВ тримається на одному фундаменті: витяг з ЄДР, статут та зафіксовані рішення власників. Витяг — перше, що запитують установи, бо він показує поточний зареєстрований стан. Статут визначає, хто що може, і контролює все подальше.

Реєстровий витяг і проблема його свіжості

Єдиний державний реєстр публічний, і представник в Україні може отримати витяг протягом кількох днів. Пастка — свіжість: канадські банки зазвичай відмовляють у витягах старших за три місяці, а українські нотаріуси вимагають нещодавнього витягу до посвідчення корпоративних дій. Замовляйте витяг близько до моменту використання.

Статут і рішення

Статут встановлює повноваження директора, переважні права на частки та правила схвалення великих дій. Рішення учасників документують події рівня власності: призначення директора, передачу частки, зміну самого статуту. Реєстратори читають їх дослівно, тому імена та паспортні дані мають збігатися з реєстром точно на кожній сторінці.

Довіреність для місцевого боку

Коли ви в Канаді, особа, що подає документи в Україні, діє на підставі довіреності. Українські нотаріуси відмовляють у розмито сформульованих документах, тому текст має називати конкретні дії: подання реєстратору, оновлення банківських записів, підписання конкретних договорів. Довіреність, підписана в Канаді, потребує нотаріального посвідчення, апостиля та посвідченого перекладу українською.

Банківські та бухгалтерські документи

Банківську картку підписанта та повноваження бухгалтера на подання податкової звітності легко прогледіти й болісно відновлювати дистанційно. Обидві передбачають доступну людину в Україні. Зафіксуйте, хто яке повноваження тримає, і внесіть дати поновлення до календаря.

Який напрямок потребує якої легалізації

Документи, що прямують із Канади в Україну, отримують канадський апостиль: документи Онтаріо — через Official Documents Services у Торонто, федеральні документи та більшість інших провінцій — через Global Affairs Canada (JLAC). Документи, що прямують з України до Канади, отримують український апостиль, зазвичай від Міністерства юстиції для реєстрових і нотаріальних актів. Обидві країни працюють у рамках Гаазької апостильної конвенції, Канада застосовує її з 11 січня 2024 року, тому консульська легалізація більше не є стандартним маршрутом.

Підтримання набору в живому стані

Ставтеся до набору документів як до системи, яку обслуговують. Витяги застарівають, довіреності спливають, статути розходяться з реєстром після змін. Щорічний перегляд усього набору коштує набагато менше, ніж його перебудова під час банківської надзвичайної ситуації.