Засвідчені копії для транскордонного використання
Роз’яснення Мін’юсту України проводить чітку межу, яка знімає з порядку денного значну частину запитів ще на старті: український нотаріус не може засвідчити копію документа, що сам є підставою для видачі оригінального запису, — свідоцтва цивільного стану (народження, смерті тощо) наведено як приклад, — тож «засвідчена копія свідоцтва про народження» дуже часто є хибним запитом; правильний варіант — дублікат чи витяг через ДРАЦС або Дію. Для документів, які нотаріус усе-таки може копіювати, те саме роз’яснення вимагає спершу апостилювати чи легалізувати оригінал, якщо копія призначена для використання за кордоном, а вже потім засвідчувати копію — не навпаки. У Канаді власний орган апостилю Онтаріо наразі описує охоплення нотаріальних документів через засвідчені підписи, а не як окрему категорію «засвідченої копії», тож саме цей нотаріальний акт варто уточнити заздалегідь.
Це для вас, якщо
- Канадська чи українська установа просить засвідчену копію документа
- Незрозуміло, чи можна засвідчити копію свідоцтва цивільного стану в нотаріуса
- Копія потрібна для використання за кордоном, і незрозуміло, у якому порядку робити апостиль
- Нотаріальний акт — канадський, і треба перевірити, чи прийме його орган апостилю
Що координує LexRoota
- Перевірка, чи не є документ свідоцтвом цивільного стану, для якого копіювання в нотаріуса недоступне
- Подання справжнього оригіналу нотаріусу для особистого звіряння
- Апостиль чи легалізація оригіналу перед засвідченням копії, якщо копія їде за кордон
- Підтвердження в органу апостилю, чи охоплює він саме потрібний нотаріальний акт
Орієнтовний маршрут
Якщо в основі — свідоцтво про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть чи зміну імені, український нотаріус, як правило, не засвідчить фотокопію як «вірну копію». Замовляйте дублікат чи витяг через ДРАЦС або Дію.
Український нотаріус особисто звіряє копію з оригіналом перед засвідченням; заламінований, пошкоджений чи інакше неперевірюваний оригінал може отримати відмову.
Роз’яснення Мін’юсту вимагає апостилювати чи легалізувати оригінал документа, призначеного для засвідченої копії за кордоном, перш ніж засвідчувати саму копію. Зворотний порядок ризикує тим, що орган апостилю призначення не прийме результат.
Де йдеться про канадський нотаріальний акт, уточніть у відповідного органу апостилю (наприклад, Official Document Services Онтаріо), чи охоплює він саме потрібне засвідчення — підписи чи «вірну копію».
Що знадобиться
- Який саме документ потребує засвідченої копії, і чи є він сам свідоцтвом цивільного стану
- Чи вже апостильований або легалізований оригінал, якщо копія призначена для використання за кордоном
- Нотаріус якої юрисдикції виконуватиме засвідчення
- Точне формулювання отримувача про те, що саме має означати «засвідчена копія»
Типові причини затримки
- Свідоцтва цивільного стану виключені зі звичайного нотаріального копіювання в Україні — Закон «Про нотаріат» (ст. 75-77) і Наказ Мін’юсту №296/5 від 22 лютого 2012 року забороняють нотаріусу засвідчувати копію документа, що сам є підставою для видачі оригінального запису
- Порядок має значення: спершу засвідчення, потім копія — засвідчення копії неавтентифікованого оригіналу з розрахунком апостилювати вже саму копію ризикує відмовою органу апостилю
- Орган апостилю Онтаріо описує охоплення нотаріальних документів через засвідчені підписи, а не окремо через «вірні копії» — це варто уточнити з органом апостилю до того, як покладатися на конкретний нотаріальний акт
Хто бере участь
- Нотаріус (Україна чи Канада)
- ДРАЦС або Дія — для свідоцтв цивільного стану замість копіювання
- Орган апостилю (наприклад, Official Document Services Онтаріо)
Питання, які виникають найчастіше
Чи може український нотаріус засвідчити копію мого свідоцтва про народження?
Здебільшого ні. Роз’яснення Мін’юсту виключає документи, що самі є підставою для видачі оригінального запису — свідоцтва цивільного стану серед них, — зі звичайного нотаріального копіювання. Замовляйте дублікат через ДРАЦС або Дію.
Апостилювати оригінал чи засвідчену копію?
Спершу апостилюйте чи легалізуйте оригінал, згідно з роз’ясненням Мін’юсту про засвідчені копії для використання за кордоном, а вже потім засвідчуйте копію з цього автентифікованого оригіналу, якщо копія все ще потрібна.
Чи прийме орган апостилю Онтаріо нотаріальне засвідчення «вірної копії»?
Це не вдалося підтвердити напевно з власних матеріалів Official Document Services Онтаріо, які описують охоплення через засвідчені підписи. Уточніть саме це формулювання з органом апостилю до того, як покладатися на нього.